Política de Privacidad
1. Quiénes Somos
Esta Política de Privacidad describe cómo Acivem Solutions ("HWA", "nosotros") trata los datos personales a través de la plataforma HWA. Respecto de los datos tratados por cuenta de los centros educativos, el centro actúa como Responsable del Tratamiento y HWA actúa como Encargado del Tratamiento conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos con el Operador.
2. Datos que Recolectamos
- Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, rol, identificador del proveedor de identidad (Auth0).
- Datos operativos: entradas de calendario, registros de asistencia, pertenencia a centros.
- Datos técnicos: dirección IP, dispositivo, navegador, marcas de tiempo de registros, trazas de error.
- Comunicaciones: mensajes intercambiados a través de los canales internos de la aplicación.
3. Finalidades del Tratamiento
- Prestar y mantener el Servicio.
- Autenticar usuarios y prevenir fraude o abuso.
- Enviar notificaciones transaccionales.
- Cumplir obligaciones legales bajo la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y normas concordantes.
- Mejorar la seguridad, confiabilidad y calidad del producto.
4. Base Legal
Tratamos los datos personales con base en: (a) la autorización del titular; (b) la ejecución de un contrato; (c) el cumplimiento de obligaciones legales; (d) intereses legítimos, siempre que no prevalezcan sobre los derechos del titular.
5. Niños, Niñas y Adolescentes
El Servicio puede tratar datos de menores de edad cuando un centro educativo los registra. Dicho tratamiento requiere autorización previa y expresa de su padre, madre o representante legal y se limita a las finalidades estrictamente necesarias para el servicio educativo, respetando el interés superior del menor.
6. Transmisión y Transferencia de Datos
Compartimos datos personales únicamente con:
- El centro educativo que controla sus datos.
- Encargados (sub-procesadores) listados en el Acuerdo con el Operador (alojamiento, identidad, envío de correos).
- Autoridades, cuando lo exija la ley colombiana u orden judicial.
7. Transferencias Internacionales
Algunos encargados operan fuera de Colombia. Las transferencias se realizan con las garantías apropiadas y solamente hacia países con nivel adecuado de protección o bajo acuerdos contractuales que cumplan los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
8. Conservación
Conservamos los datos personales durante la vigencia de su cuenta y por los plazos legalmente exigidos posteriormente. Los registros operativos pueden conservarse hasta cinco (5) años para fines de auditoría y cumplimiento; los registros técnicos se conservan normalmente por noventa (90) días.
9. Derechos del Titular
Conforme a la Ley 1581 de 2012, usted puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la normativa.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando proceda.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
Para ejercer estos derechos, comuníquese con privacy@acivem-solutions.com. Responderemos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud.
10. Seguridad
Implementamos medidas administrativas, técnicas y físicas proporcionales al riesgo, incluyendo cifrado en tránsito, controles de acceso, registros de auditoría y acceso bajo el principio de mínimo privilegio para nuestro personal.
11. Cookies y Tecnologías Similares
Utilizamos cookies estrictamente necesarias para operar el Servicio (sesión, seguridad, preferencias). Las cookies de analítica o mercadeo requieren consentimiento separado.
12. Cambios
Publicaremos las actualizaciones de esta Política con al menos quince (15) días de antelación a su entrada en vigor.
13. Contacto
Oficial de Protección de Datos: dpo@acivem-solutions.com.